Politique de confidentialité

Canada C3 est déterminé à protéger les renseignements personnels qui nous sont confiées par nos participants et par le personnel. Nous gérons vos renseignements personnels conformément à la loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRPDE).

Cette politique énonce les principes et les pratiques que nous appliquons pour protéger vos renseignements personnels. Cette politique s’applique à Canada C3 et à toute personne qui fournit des services en notre nom. Une copie de cette politique est fournie sur demande à tout participant ou membre du personnel.

Que signifie renseignements personnels?

Le terme renseignements personnels signifie des informations sur une personne identifiable. Cela inclut le nom d’un individu, son adresse et numéro de téléphone, son âge, son sexe, son état matrimonial ou familial, un numéro d’identification, ses informations financières, son histoire d’éducation, etc.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin aux fins de pouvoir fournir des services à nos participants et aux membres du personnel, incluant les renseignements personnels nécessaires pour inscrire les participants et les membres du personnel aux expéditions de Canada C3.

Nous recueillons normalement les renseignements personnels directement auprès de nos participants et membres du personnel. Nous pouvons recueillir des informations auprès d’autres personnes avec votre consentement ou dans la mesure autorisée par la loi.

Nous informons nos participants et les membres du personnel, avant ou au moment de la collecte des renseignements personnels, des raisons pour lesquelles nous recueillons ces informations. Nous ne fournissons pas cette notification lorsqu’un client nous donne certaines informations de façon volontaire et dans un but évident (par exemple, la fourniture d’une carte de crédit pour payer les frais d’expédition lorsque ces informations seront uniquement utilisées pour procéder au paiement).

Comment utilisons-nous et divulguons-nous des renseignements personnels?

Nous utilisons et divulguons des renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles les dits renseignements ont été recueillis, sauf dans la mesure autorisée par la loi. Par exemple, nous pouvons utiliser vos informations de contact pour vous fournir de plus amples informations au sujet d’une expédition.

Si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels pour un quelconque nouvel objectif d’affaires, nous demanderons votre consentement.

Consentement

Nous demandons le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, sauf lors de circonstances particulières dans lesquelles la collecte, l’utilisation ou la divulgation sans consentement est autorisée ou exigée par la loi. Nous pouvons également supposer votre consentement dans les cas où vous nous fournissez des informations de façon volontaire dans un but évident.

Nous supposons votre consentement pour continuer à utiliser et, le cas échéant, divulguer des renseignements personnels que nous avons déjà recueillis, aux fins pour lesquelles ces informations ont été recueillies.

Nous demanderons votre consentement exprès à certaines fins et serons peut-être dans l’impossibilité de vous fournir certains services si vous n’êtes pas disposé à consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de certains renseignements personnels. Lorsque le consentement exprès est nécessaire, nous demanderons normalement aux clients de fournir leur consentement oralement (en personne, par téléphone) ou par écrit (en signant un formulaire de consentement).

Dans les cas qui ne comportent pas de renseignements personnels sensibles, nous pouvons nous fonder sur un consentement de dit de « non-participation ».

Un participant ou un membre du personnel peut retirer son consentement inhérent à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels à tout moment, à moins que les renseignements personnels ne soient nécessaires pour nous permettre de nous conformer à des obligations légales. Nous respecterons votre décision, mais nous ne serons peut-être plus en mesure de vous fournir certains produits et services si nous ne disposons pas des renseignements personnels nécessaires.

Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans votre consentement uniquement dans la mesure autorisée par la loi. Par exemple, nous pouvons ne pas demander le consentement lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation vise à déterminer la pertinence d’un honneur ou d’une récompense, ou dans une situation d’urgence qui représente une menace pour la vie, la santé ou la sécurité.

Comment protégeons-nous les renseignements personnels?

Nous appliquons tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels soient exacts et complets. Nous comptons sur les personnes pour nous informer d’un quelconque changement dans leurs renseignements personnels qui pourrait influer sur leur relation avec notre organisation. Si vous avez connaissance d’une erreur dans les renseignements que nous détenons sur vous, veuillez nous en informer et nous effectuerons la correction sur demande chaque fois que possible. Il est possible que dans certains cas, nous vous demandions de nous fournir une demande écrite de correction.

Nous protégeons les renseignements personnels de manière adaptée à la sensibilité des renseignements. Nous appliquons tous les efforts raisonnables pour éviter toute perte, mauvaise utilisation, divulgation ou modification des renseignements personnels, ainsi que tout accès non autorisé à aux renseignements personnels.

Nous appliquons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des renseignements personnels, incluant le déchiquetage des documents papier et la suppression définitive des dossiers électroniques.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou à aux fins juridiques ou commerciales.

Accès aux dossiers contenant des renseignements personnels

Les individus disposent d’un droit d’accès à leurs propres renseignements personnels contenus dans un dossier sous la garde de ou géré par Canada C3, sous réserve de certaines exceptions. Par exemple, les organisations sont tenues, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de refuser de donner accès à des informations qui pourraient révéler des renseignements personnels sur une autre personne.

Si nous refusons de nous conformer à une demande, en tout ou en partie, nous vous fournirons les raisons de ce refus. Dans certains cas pour lesquels des exceptions en matière d’accès sont applicables, nous pouvons ne pas divulguer une partie des renseignements et vous fournir le reste du dossier.

Vous pouvez faire une demande d’accès à vos renseignements personnels par écrit. Vous devez fournir suffisamment d’informations dans votre demande pour nous permettre d’identifier les renseignements que vous recherchez.

Vous pouvez également demander des informations au sujet de notre utilisation de vos renseignements personnels et toute divulgation de ces renseignements à des personnes extérieures à notre organisation. En outre, vous pouvez demander à corriger une erreur ou une omission dans vos renseignements personnels.

Nous répondrons à votre demande dans un délai de 45 jours civils, à moins qu’une prolongation ne soit accordée.

Questions et réclamations

Si vous avez des questions ou des préoccupations à propos d’une quelconque collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels par Canada C3, ou concernant une demande d’accès à vos renseignements personnels, veuillez nous contacter.